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/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 16 / 3 / DISK1639.ZIP / README.10 < prev    next >
Text File  |  1988-12-20  |  6KB  |  131 lines
  1.                                                                Page 29
  2.  
  3.                           C H A P T E R   1 0
  4.  
  5.          M A I N T A I N I N G   Y O U R   D A T A   F I L E S
  6.  
  7.  
  8. It  is  inevitable  that the value of your time and effort expended in
  9. entering  and  maintaining data for the OWL Personal Portfolio Manager 
  10. will  eventually  far  outweigh the cost of the software itself.  Just 
  11. as  you  make  backup copies of your software programs to protect your 
  12. investment,  'Otto-Williams Ltd. strongly advises that you make backup 
  13. copies of your data.  OPPM data files are named as follows:
  14.  
  15.                       PORTDIR.DAT     PORTMAS.DAT
  16.                       PURSALE.DAT     STKINC.DAT 
  17.                       STKHIS.DAT      ASSETS.DAT 
  18.                       INDEX.DAT                  
  19.  
  20. These  files  should  be  backed-up  frequently  using  the  DOS  Copy 
  21. command.   Backup  copies  should be stored separate from your working 
  22. data disk.
  23.  
  24. In  addition  to performing manual backups of your data files, the OWL 
  25. Personal   Portfolio   Manager   provides   several  file  maintenance 
  26. functions.   The File Maintenance menu provides the following options. 
  27.  
  28.  
  29.                        ╒═══════════════════════╕
  30.                        │ FILE MAINTENANCE MENU │
  31.                        ╞═══════════════════════╡
  32.                        │ CHANGE DATABASE PATH  │
  33.                        ├───────────────────────┤
  34.                        │ BACKUP DATABASE FILES │
  35.                        ├───────────────────────┤
  36.                        │ INITIALIZE DATABASE   │
  37.                        ├───────────────────────┤
  38.                        │ PURGE OBSOLETE DATA   │
  39.                        ├───────────────────────┤
  40.                        │ RESTORE BACKUP FILES  │
  41.                        ├───────────────────────┤
  42.                        │ RETURN TO MAIN MENU   │
  43.                        └───────────────────────┘
  44.                               Table 10-1
  45.  
  46.  
  47. CHANGE DATABASE PATH
  48.  
  49. Each  time  you use the OWL Personal Portfolio Manager, it defaults to 
  50. the  database  path  which  was  specified  in  the command line.  The 
  51. "Change  Database  Path"  option  allows  you to switch to a different 
  52. database  without exiting and restarting the program.  You should note 
  53. that  data  files on the new path are not automatically backed-up when 
  54. you change to that path.
  55.  
  56.  
  57.                                                               Page 30
  58.  
  59. BACKUP DATABASE FILES
  60.  
  61. Use  this option to backup your current database files.  You should be 
  62. aware  that  this  procedure  will  overwrite  any  previously created 
  63. backup files in your current database path.
  64.  
  65.  
  66. INITIALIZE DATABASE FILES
  67.  
  68. Use  this  option  to  create  new  database  files  in your currently 
  69. selected  database  path.   If  this  path  already  contains database 
  70. files,  a warning message will appear.  You will be prompted to either 
  71. proceed with creating new database files or to abort the process.
  72.  
  73.  
  74. PURGE OBSOLETE DATA
  75.  
  76. This  option  provides the capability of purging (deleting) individual 
  77. securities  from  the  portfolio  database  in your currently selected 
  78. database path.
  79.  
  80. When  selected,  the  "Purge  Obsolete  Data"  option first displays a 
  81. message  which  warns that any current backup files will be lost.  You 
  82. are  given  the option to proceed or abort the process.  If you choose 
  83. to  proceed, new backup data files are automatically created.  (If you 
  84. are  unsatisfied  with  the  results  of  running  this option you may 
  85. select  the  "Restore  Backup  Files" option and your database will be
  86. restored using these newly created backup data files.)
  87.  
  88. After  your database files have been backed-up, you are ready to begin 
  89. selecting  which securities to retain and which to delete.  The system 
  90. reads  each  security  from  your  database  and  lists  the following 
  91. information.
  92.  
  93.                                 Ticker Symbol
  94.                                 Security Name
  95.                                 Portfolio Name
  96.  
  97. A  menu  is  displayed with options to "RETAIN" or "DELETE" the listed 
  98. security.    Use   the  left  and  right  arrow  keys  to  select  the 
  99. appropriate  option  and  press the return key to execute the selected 
  100. option.   Securities  which  reside  in  multiple  portfolios  will be 
  101. displayed once for each portfolio in which they reside.
  102.  
  103. When  you select the DELETE option you will be asked if you would like 
  104. a  printed report of the security being deleted.  This report provides 
  105. a  summary  of  all  purchases,  sales, and dividends for the security 
  106. being  deleted  and  is  sufficiently detailed to recreate the records
  107. being deleted should you desire to do this at a later date.
  108.  
  109. Once   the   system  has  cycled  through  all  securities,  the  File 
  110. Maintenance menu is redisplayed.
  111.  
  112.  
  113.  
  114.                                                               Page 31
  115.  
  116. RESTORE BACKUP FILES
  117.  
  118. Each  time  you  use  the  OWL  Personal Portfolio Manager, the system 
  119. automatically  makes  backup  copies  of  all data files.  The RESTORE 
  120. BACKUP  FILES  option  may be used to erase any mistakes which you may 
  121. have  made during a data entry session.   Selection of the option will 
  122. restore  your  data  files to their condition at the time you executed 
  123. OPPM  for  the  current  session.    NOTE:  all updates which you have 
  124. made during the current run of OPPM will be lost.  
  125.  
  126. This  automatic  backup  procedure  is  not designed to replace manual 
  127. backups as described above.
  128.  
  129.  
  130.  
  131.